Odroczenie kar za błędy w KSeF nie przesuwa obowiązku wystawiania faktur

Zapowiedź Ministerstwa Finansów dotycząca przedłużenia okresu bez kar za błędy w Krajowym Systemie e-Faktur do końca 2027 r. przyniosła wielu właścicielom firm ulgę. Część z nich odebrała ją jednak tak, jakby zyskała kolejny rok na przygotowanie do KSeF. Eksperci ostrzegają, że to błędny wniosek, i wskazują, jakie konsekwencje mogą ponieść przedsiębiorcy, którzy nie dostosują działalności do nowych zasad. Zdjęcie: Longfin Media / Shutterstock.

O pracach nad projektem ustawy Ministerstwo Finansów poinformowało 16 września. Projekt ma wydłużyć do końca 2027 r. okres, w którym nie będą stosowane kary za błędy związane z korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jak wyjaśnił resort, propozycja odpowiada na postulaty firm, organizacji branżowych oraz ekspertów podatkowych zgłaszane w związku z wdrażaniem systemu etapami.

Dla przedsiębiorstw, które dopiero przygotowują nowe zasady wystawiania e-faktur, oznaczałoby to więcej czasu na poznanie działania KSeF bez ryzyka wskazanych kar. Na razie mowa jednak o planowanej zmianie: aby zaczęła obowiązywać, potrzebna jest nowelizacja ustawy.

W materiale zamieszczono również informację o ofercie EBI24 dla czytelników Bankier.pl: pakiecie o wartości 498 zł, dostępnym do bezpłatnego przetestowania.

Zgodnie z obecnymi przepisami sankcje pieniężne za określone naruszenia zasad KSeF nie dotyczą błędów popełnionych do końca tego roku. Ich stosowanie miało rozpocząć się 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów planuje przesunąć tę datę o rok. Jeśli zmiana zostanie uchwalona, 2027 r. stanie się dodatkowym okresem ochronnym, a sankcje obejmą nieprawidłowości popełnione od 1 stycznia 2028 r.

Eksperci zwracają uwagę, że przedłużenie okresu bez kar nie zniosłoby obowiązku wystawiania faktur w KSeF. W całym 2027 r. za sporządzenie faktury poza systemem nie byłaby nakładana szczególna kara pieniężna. Takiej sankcji nie przewidziano by również za przekazanie po terminie faktury wystawionej w trybie offline ani za wystawienie jej niezgodnie z wzorem. Nadal konieczne byłoby natomiast prawidłowe rozliczenie sprzedaży i podatków.

Magdalena Kubiak, samodzielna księgowa w spółce CashDirector, wskazuje, że część przedsiębiorców wciąż odkłada rozpoczęcie pracy z KSeF. Dotyczy to zwłaszcza osób rzadko używających narzędzi online i ostrożnie podchodzących do zmian. Jej zdaniem dodatkowy rok bez kar może ułatwić przygotowania, lecz nie zastąpi praktycznej nauki obsługi systemu. Rozpoczęcie jej w ostatniej chwili zwiększa ryzyko pomyłek wynikających z braku doświadczenia — zarówno przy nadawaniu uprawnień, jak i przy wysyłaniu pierwszej faktury. Dlatego zachęca do wykonania tych czynności wcześniej.

Propozycja resortu nie zmienia terminów, od których wystawianie faktur w KSeF staje się obowiązkowe. Według kalendarium KSeF 1 stycznia 2027 r. zakończy się okres przejściowy przewidziany dla najmniejszych firm, których sprzedaż potwierdzona fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie. Obecnie mogą one wystawiać faktury poza systemem. Jeśli przepisy określające terminy pozostaną bez zmian, od tej daty również te podmioty będą musiały korzystać z KSeF.

Eksperci podkreślają, że przedsiębiorca nadal wystawiający po tym terminie faktury poza KSeF nie pozostanie bez konsekwencji. Proponowane odroczenie obejmowałoby wprawdzie karę za naruszenie obowiązku wystawienia faktury w systemie, określoną w art. 106ni ustawy o VAT, ale nie zwalniałoby właściciela firmy z rozliczenia sprzedaży.

Ministerstwo Finansów zapowiedziało już reakcję administracji skarbowej na przypadki fakturowania poza KSeF. Urzędnicy mają weryfikować, czy nie wiąże się to z nierzetelnym rozliczeniem podatku. Magdalena Kubiak zaznacza, że przedsiębiorca stale pomijający system mimo obowiązku powinien spodziewać się pytań z urzędu. Nawet przy poprawnych rozliczeniach wyjaśnienia będą wymagały czasu. Wcześniejsze uruchomienie obsługi KSeF pozwoli natomiast zauważyć problemy już przy pierwszych fakturach.

Kluczowa pozostaje zgodność dokumentów podatkowych z rzeczywistymi rozliczeniami. Jeśli firma pominie część sprzedaży lub wpłaci zbyt niski VAT, będzie zobowiązana dopłacić podatek wraz z odsetkami. Podanie nieprawidłowych danych w deklaracji może ponadto skutkować dodatkową sankcją podatkową albo odpowiedzialnością karnoskarbową.

Samo wystawienie faktury poza KSeF nie będzie podstawą do wszczęcia postępowania karnoskarbowego. Inaczej może być wtedy, gdy pominięciu systemu towarzyszy nierzetelne wystawienie faktury lub błędne rozliczenie podatku.

Planowane odroczenie dotyczy określonych kar, a nie obowiązku korzystania z KSeF ani prawidłowego rozliczania sprzedaży. Terminy obowiązkowego wystawiania faktur w systemie mają pozostać bez zmian.